档案整理、立卷按《昆明学院档案实体分类表》、《昆明学院各单位归档范围及保管期限表》 的规定，结合各单位所形成的文件材料分年度整理、立卷，具体方法如下：

1.检查。检查文件材料收集是否齐全完整、应有的签字盖 章手续是否完成。

2.装盒。将属同一年度、同一类别、同一保管期限的文件 材料装入文件盒，根据数量和需要可装一盒或数盒。其中内容相 互关联和具有相同特征（例如：会议纪要、信息简报、专题教育 等）的文件材料，应集中排序装盒或独立装盒。

3.排列。装盒的归档文件材料，不同事由的应按重要程度 或时间顺序排列，科研、基建、设备等类的项目档案依其形成规 律或时间顺序排列； 同一事由的批复、批示在前，请示、报告在 后；正件在前，附件在后； 印件在前，定稿在后；转发文在前， 被转发文件在后； 中文件在前，其他文字材料在后。

4.跨年度整理。跨年度的请示与批复，放在复文年度整理 归档；跨年度的规划、计划，放在文件内容针对的第一年整理立 卷；跨年度的总结，放在文件内容针对的最后一年整理归档；跨 年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度整理归档；跨年度的 非诉讼案件材料，应归入结案年度整理归档；经历数年办完的事 项或经历数年完成的项目文件材料，放在结束年整理归档。

5.盖章。 学校各单位形成的归档文件材料，均应加盖文形成单位公章；复印件作为正式文件使用时，应加盖文件形成单 位印章，视同正式文件归档。

6.编号与页数。归档文件材料无论单面或双面只要有书写 或文字，均应一面编一个页号并计算页数，空白面不编号。

7.修补折叠。 对在装订线以外有字迹的或破损的文件材 料， 以及与本件文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加 边、修补和裱糊；对较大的纸张要适当进行折叠。

8.著录归档文件材料信息。 按照档案管理软件表单要求的 格式著录归档文件材料信息。著录原题名时不能随意更改和简化；没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加方括号“[ ]”；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清 楚，不得空缺；会议记录和会议纪要应著录每次会议时间、会议 议题或决定内容。著录完毕后打印生成归档文件目录，放在全部 归档文件材料前面。

9.拟写案卷标题。案卷级整理的财会档案、项目档案，其 案卷封面的案卷标题、保管期限、起止日期、页数等由立卷单位 统一填写。案卷标题要尽量做到文字简练，准确概括卷内文件内 容，最多不超出 50 字。文件级整理的其他类档案无需拟写案卷 标题。

10.填写盒内备考表。备考表放在全部归档文件材料后面。 若无特殊情况说明 (卷/盒内文件缺损、修改、补充、移出销毁等 情况)，应将立卷人/整理人、检查人、立卷/整理时间填写清楚。